Planera din tid och vinn din vecka

Plötsligt ställs ett möte in eller så kan du av en eller annan anledning inte göra det du skulle göra. Vi känner nog alla igen oss i situationen och många av oss har nog lika säkert misslyckats med att göra någonting av den möjlighet dessa situationer innebär. Eller så har vi haft en tuff utmaning och är riktigt trötta. Vi erkänner att vi inte orkar med det vi hade bestämt oss för att göra och så rinner tiden mellan fingrarna. Jag har ett förslag på hur du undviker att chansen att göra någonting meningsfullt med din tid går dig förbi. Planera och skaffa dig en tydlig plan A och en plan B.

Den historiska utblicken

Redan före 500 före kristus skrev Konfucius följande om förberedelsens betydelse

Success depends upon previous preparation, and without such preparation there is sure to be failure (Confusius)

Ett antal år senare, runt 1750, sägs åskledarens fader [Benjamin Franklin] ha sagt

If you fail to plan, you are planning to fail!

Insikten som dessa herrar uppenbarligen vill förmedla är att det är ett vinnande koncept att planera. Och som i fallet med åskledaren finns det också ett starkt argument för att planera för en plan B.

Rensa till neutralt

planeraDen engelska termen ’clear to neutral’ är kanske mer känd än den svenska versionen. Hur som helst handlar det om ett handlingsmönster som är tänkt att underlätta för dig att komma igång med saker. Rensa till neutralt handlar om att lägga tillbaka saker där de ska vara. Och denna ministädning är tänkt att vara kontinuerlig. Någonting som du alltid gör.

Kanske är kopplingen inte så tydlig, men att rensa till neutralt innebär ju att allting alltid ligger där det ska. Jag är själv svensk mästare i att påbörja alla arbeten i huset med att leta efter rätt verktyg i 20-30 minuter. Givet att arbetet tar 10 minuter att slutföra har jag ibland enkelt fyrdubblat tidsåtgången genom att inte städa efter mig.

Givet att jag har ordning på mina saker så skulle jag kunna bocka av en uppgift från listan när jag får 20 minuter över. Eller så skulle jag kunna ägna 20 minuter åt att leta efter rätt verktyg utan att ens hitta det.

För dig som är intresserad att fördjupa dig i ämnet så har Asian Efficiency ett par riktigt bra artiklar om ämnet. [1], [2]

Plan A

Planering är ju lite av denna artikels tematiska tråd. Och att planera är ju A och O för att lyckas med det vi företar oss. Utan en plan kommer vi planlöst att fördriva tiden utan någon större sannolikhet att nå vårt mål.

En annan överhängande risk med att jobba utan en plan är att vi hela tiden tvingas att ändra vårt arbete. Utan en plan har vi ingen möjlighet att förutsäga eventuella problem och förekomma dem.

Utan en plan har vi ingen logisk ordning i vårt tillvägagångssätt och tvingas sannolikt växla mellan olika uppgifter på ett ofördelaktigt sätt.

Fokusera på viktigt istället för brådskande

Det mest effektiva sättet att ta sig an uppgifter och mål är att fokusera på vad som är viktigt istället för det som är brådskande. Det finns naturligtvis viktiga saker som också är brådskande och de är ju självprioriterande.

Men det den finns också många brådskande saker som inte är viktiga. Du har begränsat med tid, energi och resurser och någonting måste gå bort – välj inte bort det viktiga.

Du kan fördjupa dig i detta ämne genom att t ex läsa om Eisenhowers princip för prioritering på [mindtools.com]. Jory MacKay skriver om det på ett lite annat sätt på [crew.co]. Vill du fördjupa dig ytterligare i Eisenhowers matris och hur den i praktiken kan vägleda dig så finns det också en artikel av Brett & Kate MacKay på [theartofmanilness.com].

Avsätt tid för det som är viktigt

Jag har tidigare skrivit om time-blocking, som är min strategi för att se till att jag har tid att göra det jag ska. Strategin eller metoden i sig är väl kanske inte den viktiga aspekten här. Poängen är att du har en strategi eller metod för att skapa utrymme i din kalender för vad som är viktigt.

Vill du fördjupa dig i detta ämne så kan du t ex [läsa 8 ways to have more time] av Chris Guillbeau. En liknande artikel av Abigail Brenner kan du läsa på [psychology today]. Varför inte en kort artikel om time blocking av [toggl] eller en lite längre på [make use of].

Kom ihåg att livet är mer än arbete

Det finns en risk att arbetet får en sådan framskjuten roll i ditt liv att det sker på bekostnad av andra saker som är minst lika viktiga. Planera inte bara för arbetet, planera också för din hälsa, din familj, dina vänner och andra områden i livet som är viktiga för dig.

En bra plan har en väl avvägd del av varje livsområde som är viktigt för dig, inte bara ditt yrkesmässiga arbete. Hållbarhet står på mångas agenda idag, och det här är ett sätt att försäkra dig om att du också har en hållbar planering för dig själv.

Lifehack.org har en artikel om 10 saker som är viktigare än jobbet som du kan läsa [här]. Jessica Lutz skriver på [Forbes] om den så kallade Life-Work balansen.

Idéer för att planera din vecka

Tiffany Mason på [Lifehack.org] har en utmärkt artikel kring hur du kan tänka när du planerar din vecka. Lisa Rabasca Roepe har ett delvis annat perspektiv på saken i sin artikel på [Forbes]. Maria Drummond skriver om 7 steg för att planera din vecka på [alltings.io]. Och med Internet tillgängligt finns fler artiklar än du någonsin orkar läsa på ämnet.

Plan B

planeraPlan B, är om du frågar mig, lika viktig som plan A. Men den måste också vara av en annan sort för att vara funktionell. Att göra två lika detaljerade planer för veckan är inte bara redundant, utan också vansinnigt ineffektivt.

En plan B behöver göras på ett annat sätt och ha andra egenskaper än en plan A. Här vill jag fokusera på en lista över saker du behöver få gjorda men som inte ingår i plan A just denna dag eller vecka.

Syftet med en plan B

En plan B behöver vara utformad för att snabbt sätta dig på spåret när någonting oväntat inträffar. Internet går ner när du ska attestera fakturor – vad gör du? Ett möte ställs in bara några minuter innan du är beredd att gå dit – vad gör du? Tåget ställs in och du kan inte åka dit du planerat – vad gör du?

Planera utifrån energinivå

PlaneraEn aspekt att ha i åtanke vid plan B handlar om din energinivå. Har du haft en tuff dag finns det en risk att du inte orkar med vissa krävande uppgifter som du planerat för. Här behöver du en plan B med aktiviteter som är ordnade efter energinivå.

Då behöver du bara ringa in din befintliga energinivå och välja i listan över aktiviteter och uppgifter. Naturligtvis gäller allting ovan – är det inte viktigt ska det inte finnas på listan överhuvudtaget.

Men bättre att göra saker som kräver mindre energi än att inte göra någonting alls. Eller – att förlora minuter eller timmar på facebook, youtube eller annat valfritt kaninhål.

Planera efter prioritet

PlaneraIbland är det inte energin som är boven i dramat. Du har har planerat för en sak men kan inte göra det du planerat. Vad du behöver då är en lista med andra viktiga uppgifter ordnade efter prioritet.

Du kan säkert komma på någonting du behöver få gjort, men vore det inte bättre att välja uppgift från en redan prioriterad lista?

Du har plötsligt blivit av med din plan men samtidigt fått tid över till att göra någonting annat. Du behöver snabbt kunna se vilka viktiga saker du har behov av att få uträttade.

Planera utifrån kontext

PlaneraIbland är det inte energi eller prioritet som behöver styra din plan B. Ibland kan det vara så att en specifik kontext eller miljö är unik. Det finns kanske vissa saker du bara kan göra på kontoret – så när du får oplanerad tid över på kontoret så är det dessa saker du ska göra.

Själv försöker jag boka in telefonsamtal på tider som gör det möjligt för mig att ta en promenad och samtidigt tala i telefon. Telefonsamtalet är tillskillnad från kontoret inte kontextbundet och låter mig göra andra saker samtidigt som jag har mitt telefonmöte.

Planera utifrån tidsåtgång

PlaneraHur lång tid tar din uppgift? Det kan vara bra att ha en grov uppfattning om hur lång tid en uppgift kommer att ta – i alla fall i en plan B.

Ponera att du får 20 minuter över lite oväntat. Visst kan du välja utifrån kontext, energinivå eller prioritet – men vore det inte bra om du kunde välja mellan uppgifter som tar max 20 minuter att slutföra?

En plan B’s anatomi

En plan B skiljer sig markant från plan A i så mån att den inte är en detaljerad plan över när och hur saker och ting ska göras. En plan B är en uppsättning aktiviteter och uppgifter som du kan gå till när din plan A inte längre funkar.

Plan B behöver därför också vara ordnad på ett sätt som låter dig hitta alternativa uppgifter som passar situationen. Ovan har jag listat fyra saker som kan påverka hur du ordnar din plan B.

Se det som fyra olika sätt att filtrera bland förslag på alternativa uppgifter. I den bästa av världar är det också möjligt att kombinera dessa filter – t ex genom att filtrera fram alla uppgifter som tar max 20 minuter och sedan ordna dem utifrån prioritet.

Avslutande reflektion

En plan A är viktig och likaså en plan B. Men ingen av dessa planer får ta så mycket plats att du glömmer bort att ta hand om dig själv och vad som är viktigt för dig utanför jobbet.

Det finns säkert hundratals appar som kan hjälpa dig att planera bra, men ingen av dem kommer att hjälpa dig om du inte förstår principen bakom behovet att planera.

Kom ihåg att långsiktighet är viktigare än allt annat. Den som spurtar från starten och inte orkar i mål vinner inte heller någonting. Hållbarhet är viktigt, lägger du allt ditt fokus på arbetet så står du snart utan någonting annat kvar.

Kom också ihåg att vi alla kommer att misslyckas med både plan A och B lika ofta som vi lyckas (om vi har tur). Döm inte dig själv – se det som en chans att lära, utvecklas och ständigt förbättras.

Leave a Reply

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.