Därför kan time blocking öka din produktivitet

Time blocking är för tillfället min lösning på problemet med att hantera en kalender och en att göra lista. Här tänkte jag förklara hur det funkar och hur det löser problem i min vardag. För att du ska kunna testa det här behöver du följande saker;

  • Massor med saker du måste göra
  • Begränsat med tid
  • En kalender
  • En att göra lista / att göra app

Kalendern

agendaFör mig är ett liv utan en kalender en katastrof. Det finns ingen möjlighet att jag kan ha koll på alla möten, samtal och andra händelser utan att skriva ner dem någonstans. Det är precis vad en kalender är bra till – den håller dig organiserad i så mån att den innehåller all information du behöver för att vara på rätt plats på rätt tid. Kalendern är ett jättebra ställe att lagra information om den är av rätt typ. Själv skriver jag in följande saker;

  • Återkommande händelser (t ex soptömning, födelsedagar och bröllopsdag)
  • Möten
  • Viktiga telefonsamtal
  • Resor och uppgifter för resan

Att göra listan

Att göra listaAtt göra listan ska naturligtvis täcka in allt som inte finns i kalendern. Utan min att göra lista står jag lika handfallen som jag skulle vara utan kalender. David Allen, mannen bakom GTD, ska ha sagt att hjärnan är rätt ställe att få idéer på men fel ställe att lagra dem på. Alla saker som jag kommer på att jag behöver göra ska in i att göra listan (själv använder jag en app som heter Pagico). Själv lagrar jag följande typ av saker;

  • Möten jag ska kalla till
  • Saker jag ska kontrollera
  • Saker jag behöver kolla upp
  • Saker jag behöver läsa

Problemet

Alla saker som jag listat ovan behöver ju hända. Alla saker finns också lagrade i varsin app. I kalendern har jag födelsedagar, årsdagar, möten, samtal och resor. I min att göra app har jag alla sysslor som jag behöver få gjorda. Det som ligger i kalendern ligger där därför att aktiviteten är bunden till en specifik dag, tid och plats. I min att göra app ligger alla saker som jag behöver få gjorda men som inte är knutna till en specifik dag, tid eller plats.

Skulle jag skriva in alla saker från att göra listan i kalendern skulle den se totalt ohanterlig ut. Jag skulle få konstanta notiser för varje ärende som är på väg att förfalla, vilket är förödande för produktiviteten.

Skulle jag skriva in mina möten i att göra listan så skulle jag snart börja missa viktiga möten, födelsedagar och vilken dag sopkärlen ska köras ut på trottoaren.

Problemet är med andra ord att kalendern har en sortering efter dag och tid medan att göra appen har en annan sortering. Min att göra lista kan sorteras utifrån förfallodatum, från kontext, från projekt eller från en skattning av hur viktigt ärendet är. Båda behövs, men de är organiserade utifrån två olika (och delvis oförenliga) logiker. Båda behöver ha ett inflytande på varje dags agenda, men räcker inte i sig själva till för att se till att allt som måste göras blir gjort.

Time blocking

time blockTime blocking är en viktig del av den lösning som jag har utarbetat som styr mina dagar. Vad det går ut på är att jag, mellan mina åtaganden som kalendern sköter åt mig, lägger in block av tider avsedda för att agera utifrån min att göra lista.

Jag kan till exempel lägga in en timmes tid för systemadministration mellan morgonmötet och tiden jag behöver åka mot stationen för att hinna med ett tåg. Mina ärenden är inte listade i kalendern, men jag har vikt tid för att få dem gjorda. Jag kan inte i den stund som jag planerar veta riktigt hur mycket jag kommer att hinna med. Allt jag vet när jag lägger in min time block är att jag kommer att ägna mig åt att ta mig an mina ärenden på att göra listan.

På så sätt är processen dynamisk. Allt som jag inte hinner med under denna timme kommer att stå kvar på listan. Allt som står kvar på listan kommer att hanteras i tur och ordning vid nästa time block.

Diskursen kring time blocks

Toggl som är en av de resurser som jag tipsar om på den här sidan har en artikel om time blocking på sin blogg som du hittar HÄR. Men den artikel som jag personligen fick ut mest av var en artikel av Cal Newport om time blocking där han går in på hur time blocking kan användas för att möjliggöra det som han kallar deep work. Cals artikel läser du på hans blogg som du hittar HÄR.

En illustrerad och väldigt förutsättningslös instruktion för hur du jobbar med time blocks hittar du i den här artikeln. Darius Foroux, som också är lite av en produktivitetsnörd, skriver om time blocking på sin blogg. Darius beskriver precis som Cal Newport hur time blocking hjälper honom att få fokuserat och intentionellt arbete gjort.

Productive superdad ser också en vinst i time blocking och har därför skrivit lite av en guide för hur du kan tänka när du börjar med time blocks. Paul Minors har precis som de flesta andra i detta stycke utvecklat sin syn på time blocking på sin blogg och du hittar hans artikel HÄR.

Den sista artikeln hittar du här under rubriken how to be a productive power house using time blocking.

 

Slutsats

Framgången med time blocking ligger alltså i att det gör det möjligt att sammanfoga två olika system som följer två olika logiker och få ut det bästa ur båda. I mitt fall handlar det om att ha allt som är bundet till tid och rum i kalendern som jag har i Outlook. Allt som inte istället är knutet till kontext, person, eller grad av energi ligger istället i min att göra app.

Mellan möten, resor och specificerade förberedelsetider ligger därför mina time blocks. Att min time block har en utsträckning i tid och rum (kalenderlogik) innebär att det inte finns någonting annat som behöver uträttas just där och då. Att det inte har något mer innehåll specificerat i kalendern innebär att det som görs under den inbokade tiden sker utifrån att göra logik.

Denna lösning fungerar oförskämt bra för att optimera din tid, någonting som jag skrivit om i den här artikeln om att skapa tid genom att optimera tid. Trots att jag har digitaliserat detta flöde så brukar jag dessutom sträva efter att få till en daglig planering i ett analogt format.

Jag försöker varje morgon att planera min dag utifrån vad jag hittar i mina två appar. Jag skriver in mina möten, resor och event i ett vanligt block med spiralrygg. Mina time blocks skriver jag också in, men där har jag en lista med aktiviteter som jag vill hinna med och som jag skattar att det är troligt att hinna med.

Det kan tyckas att det blir mycket planering och lite verkstad – men i grund och botten är det tvärt om. Benjamin Franklin lär ha sagt ”To not plan is to plan to fail” – det är genom planering som du skapar utrymme till ökad produktivitet och effektivitet. Dessutom finns det flera vinster med att arbeta med stöd av en anteckningsbok.

  • Inga störande notiser som poppar upp – blocket är analogt
  • Du kan löpande skriva in saker i blocket som sedan skrivs in i kalendern eller att göra listan utan att behöva starta appen
  • Blocket behöver aldrig laddas men fårt trots det aldrig slut på ström
  • Anteckningar från möten eller andra event kommer logiskt in i flödet vartefter ditt block fylls på med dagliga planeringar, mötesanteckningar, brain dumps och sporadiska anteckningar

Har du fått några uppslag, idéer eller insikter? Dela gärna med dig av dem i kommentarsfältet. Eller så kanske du känner att du behöver lägga till någonting eller ge uttryck för hur du ser på saken, åter igen är kommentarsfältet en bra plats. Önskar du ett svar eller en mänsklig respons så kan du kontakta mig via mitt kontaktformulär.

Du kan också besöka min youtube kanal där jag precis har postat min första video. Den är lite av ett test av idén om att skapa klipp i relation till mina artiklar så kommentera gärna.

 

Leave a Reply

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.