Behöver du mål eller system för 2018?

Det finns två dominerande perspektiv i debatten om hur vi når våra mål och lyckas med det vi föresätter oss att göra. Den ena skolan har mål i fokus. Vanligtvis är det just SMARTa mål som förespråkas. Den andra skolan handlar om att istället lägga fokus på system.

Frågan är bara om det ena sättet är bättre än det andra eller om det till och med går att kombinera dessa två paradigm? Personligen är jag övertygad om att det inte bara går att kombinera dessa två perspektiv. Jag är också övertygad om att det är mer produktivt att göra det. Idén bakom den här artikeln kommer från en pod som jag lyssnade på när jag stod nere i min källare och målade pärlspont strax efter nyår. Du kan också lyssna på podden HÄR. Men först, låt mig förklara vad jag menar med att kombinera dessa två angreppssätt.

Det målorienterade perspektivet

När det gäller frågan om hur vi lyckas med det vi beslutar oss för att göra så finns det vanligtvis två olika strategier som människor rekommenderar. Den ena strategin handlar om att sätta upp tydliga mål. Fokus ligger på att målen ska vara tydliga och helst också mätbara. Vanligtvis kallas denna typ av mål för SMARTa mål. SMART är i det sammanhanget en akronym för

  • Specifika
  • Mätbara
  • Accepterade
  • Realistiska
  • Tidssatta

Och poängen är enkel – om du inte har formulerat målet på detta sätt så kan du svårligen veta om du uppnått ditt mål. Om vi till exempel säger att ditt mål är att äta nyttigare så är det väldigt svårt att avgöra om du lyckats med det du föresatt dig att göra. Formulera istället målet som att du ska äta två vegetariska mål och en fiskrätt i veckan. Du har genom att formulera det på det sättet gjort målet specifikt och mätbart. Om det är accepterat och realistiskt är upp till dig som person att besvara. Vill du slipa ytterligare på målet så skulle du kunna göra det tidssatt också. Lägg till exempel till att du ska äta två vegetariska mål och en fiskrätt i veckan under de första sex månaderna av 2018. Nu finns dessutom en tydlig deadline – vilket således gör ditt mål mer SMART.

Ett annat exempel skulle kunna handla om att du bestämmer dig för att gå ner i vikt. Återigen blir det svårt att avgöra om du verkligen lyckades med ditt mål. Men om du istället bestämmer dig för att tappa 10 kilo innan juni så är det mycket lättare att se om du lyckats eller ej. Och det ligger mycket i det här perspektivet även om många har svårt för just smarta mål. Kritikerna pekar på att det i vissa fall kan vara väldigt svårt att formulera mål på ett sätt som låter sig mätas.

Den kritiken är dock inte specifikt fruktbar eftersom det inte är metoden för att formulera mål som är fel. Problemet ligger snarare i hur eller på vilket områden den appliceras. SMARTa mål är nämligen väldigt bra mål som kan bidra till att hålla motivationen uppe. SMARTa mål innebär ju att det alltid är enkelt att avgöra hur långt man har kvar till målet.

Det systemorienterade perspektivet

Mål är väldigt bra för de saker som vi vill uppnå för att sedan kunna gå vidare till nästa område och kämpa vidare. Men ibland är målet av en annan art, målet handlar istället om en ständig och gradvis förbättring utan en specifik slutpunkt. Då blir det svårare att använda sig av mål som är SMARTa eftersom den tidssatta och specifika delen måste sättas inom parentes. Och det är här tanken om system istället kommer in. Fördelen med system är att de kan fylla samma funktion som ett mål utan att ha den definitiva deadline som mål har. Ett system är med andra ord ett systematiskt arbete mot ett på förhand definierat mål, men utan en tydlig slutpunkt.

För att exemplifiera det skulle ett mål till exempel kunna vara att gå ner 10 kilo på tre månader. Ett system skulle i en liknande kontext istället vara bättre i de fall där du vill behålla vikten efter att du har förlorat dina tio kilo. Systemet har ju inte samma slutliga punkt som målet har när det är tidssatt.

System låter dig dock försäkras om att så länge som du följer systemet så är utfallet alltid detsamma. Genom att formulera ett system så kan du med andra ord börja optimera processen och succesivt och systematiskt förbättra dina resultat. Men det är tyvärr inte så enkelt som att skapa eller formulera system och sedan köra på, system behöver ses över till och från. Men först och främst skulle jag vilja sälja idén med system genom att nämna sex karaktäristika som utmärker system.

  1. Ett system är skapat för att möta ett specifikt mål eller syfte
  2. Ett system är så effektivt som möjligt
  3. Ett system omfattar allt som krävs för att uppnå målet eller syftet
  4. Eftersom system är skapade för att kunna repeteras kan de också läras ut
  5. System gör utfallet förutsägbart
  6. System har inget självändamål, när de inte fyller sitt syfte behöver de ifrågasättas

Min strategi är att kombinera både mål och system

Några dagar in på det nya året satte jag mig ner för att formulera mina mål för 2018 och samtidigt också formulera mina utvecklingsområden. Och naturligtvis skulle jag kunnat stanna där genom att helt enkelt skriva ner mina mål och med jämna intervall stämma av för att se hur jag förhåller mig till dem.

Men efter att ha lyssnat på podden som jag nämnde inledningsvis och läst artikeln om system insåg jag att det jag behövde göra var att arbeta i två steg. Först och främst formulerade jag mina mål. Inspirerad av The 12 week year av Brian P Moran och Michael Lennington valde jag att stanna vid fyra mål (ett för varje kvartal). Men för att försäkra mig om att jag så gott som dagligen arbetar mot mina mål så valde jag att gå ett steg längre och också formulera ett system för att närma mig mitt mål.

Målet är alltså det som formulerar syftet bakom systemet – det svarar på frågan om vad det är jag vill uppnå och varför. Samtidigt utgör systemet en struktur med fokus på att nå mina mål. När jag följer mina system så innebär det alltså att jag samtidigt jobbar på att nå mina mål. Men jobbet med att nå målen är inte slumpartade och det finns liten risk att det kräver att jag ska göra någonting som jag glömmer bort att göra. Systemet omfattar ju nämligen allt som krävs för att nå målet eller syftet.

Poängen med min hybridlösning

Men varför skriva en artikel om en hybridlösning? Vad är det som den tillför mer än systematik kanske du undrar. Frågan är befogad tycker jag och därför vill jag expandera på vinsten med hybridsystemet. I grund och botten handlar det om att utnyttja den mänskliga psykologin för att maximera produktiviteten.

Om jag under det första kvartalet arbetar systematiskt med att jobba mot ett mål som jag har specificerat på förhand så behöver jag inte nå målet till 100 procent. Att jag har närmat mig målet räcker långt eftersom det innebär att jag kommer att nå målet så länge som jag arbetar med mitt system. Nästa kvartal behåller jag därför detta system samtidigt som jag mentalt byter fokus till mitt andra mål för året. Medan jag byter fokus försäkrar jag mig om att jag fortsätter att arbeta mot mitt första mål. Arbetet mot mitt första mål är ju så att säga förankrat i systemet. Jag arbetar därför parallellt med två mål.

Det tredje kvartalet har jag två system som innebär att jag fortsätter att arbeta mot dessa mål. Samtidigt har jag mentalt flyttat fokus mot årets tredje mål. Och detsamma gäller naturligtvis för kvartal fyra. Detta innebär, som du säkert redan listat ut, att det inte är helt ovidkommande i hur målen förhåller sig till varandra. Årets mest ambitiösa mål bör vara det första eftersom det första målets system kommer att vara aktivit under hela året. Men varför inte smälla igång alla fyra system parallellt kanske du undrar?

Rent kognitivt är det för belastande är det korta svaret. Genom att arbeta med ett mål och köra in systemet i tre månader så blir systemet en vana. Och poängen med vanor är att de kräver betydligt mindre kognitiv energi. Systemen görs därför om till någonting som motsvarar vanor och kan över tid stackas.

Slutsats

Jag är övertygad om att det är möjligt att bygga in en mer idiotsäker approach till mål genom att formulera mål som syftar till att få jobbet gjort på ett sätt som understödjer dina mål. Och jag är lika övertygad om att det går att använda detta tillvägagångssätt både som chef och som privatperson. Vissa aspekter av system är olika viktiga beroende på om du är chef eller om du är en person som har ambitioner att utvecklas på ett systematiskt sätt under året.

För chefen är förutsägbarheten viktig då det innebär ett mindre behov av att följa arbetet. Att systemet också kan läras ut innebär att det kan delegeras, vilket också har en poäng för en chef. Oavsett om det är du som chef som delegerar eller om ansvaret för en uppgift förs över från en medarbetare till en annan.

Sist men inte minst så öppnar system upp för möjligheten att optimera och finslipa. Det innebär att arbetsgruppen kan involveras och göras delaktiga i arbetet och sättet på vilket arbetet utförs vilket ofta är en grund till engagemang och motivation hos dem som använder systemet.

Har du några kommentarer, erfarenheter eller synpunkter som du vill dela med dig av? Kommentera gärna i rutan under artikeln!

 

Leave a Reply

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.